Organizacja konferencji, w zależności od jej charakteru, może okazać się bardzo poważnym przedsięwzięciem. Np, całkiem inny charakter będzie miała kameralna, jednodniowa konferencja dla 30 osób, a inny - przykładowo. międzynarodowe sympozjum dla profesjonalistów z danej dziedziny trwające tydzień. Oba rodzaje imprez wymagają jednak szczegółowego planowania obejmującego określenie budżetu, wybranie obiektu konferencyjnego, opracowanie programu artystycznego i znalezienie zespołu podwykonawców. Wysokość budżetu będzie w największy sposób wpływać na ostateczny wygląd imprezy. Przede wszystkim istotnie wpłynie na wybór miejsca organizacji imprezy, np. wielkość sali konferencyjnej, poziom bazy hotelowej oraz catering. W sytuacji kameralnych imprez, można zastanowić się nad organizacją w nietypowym miejscu, takim jak np. jacht, zabytkowe wnętrze (np. zamek), pole golfowe. Należy również wziąć pod uwagę możliwość organizacji imprez towarzyszących, takich jak zwiedzanie lokalnych atrakcji. Organizator powinien przewidzieć wystąpienie różnorakich sytuacji niekonwencjonalnych, takich jak awaria sprzętu nagłaśniającego czy rzutnika, większą liczbę uczestników niż zakładano, sytuację pogodową w trakcie imprez plenerowych, itp. Analiza możliwych czynników ryzyka, to podstawa sukcesu. Duże konferencje wymagają odpowiedniej promocji w mediach i pozyskania sponsorów. Niejednokrotnie wymagane będzie opracowanie loga konferencji, strony internetowej , a ponadto materiałów konferencyjnych, takich jak: identyfikatory, certyfikaty, broszury ze streszczeniami pokazu czy wykładów, teczki konferencyjne, gadżety. Strona internetowa konferencji to perfekcyjne miejsce na zamieszczenie formularza rejestracyjnego, prezentację aktualności i szczegółowego programu konferencji. Przykładem ogromnej konferencji jest konferencja klimatyczna ONZ (XIV Sesja Konferencji Stron Ramowej Konwencji Narodów Zjednoczonych w sprawie Przemian Klimatu) organizowana w listopadzie 2008, w Katowicach. Szacuje się że w związku z tym, przyjedzie do stolicy Wielkopolski ok. 10 tysięcy ludzi (profesjonalistów, dziennikarzy, osób towarzyszących). Tego typu przedsięwzięcie wymaga udziału władz ośrodki miejskie w organizacji konferencji. Poza ewidentnymi problemami organizatorów, takimi jak zapewnienie miejsc noclegowych dla wszystkich gości, będzie możliwie jak najlepsze rozwiązanie problemów komunikacyjnych (korki) , a oprócz tego zabezpieczenie bezpieczeństwa uczestników , a oprócz tego pilnowanie porządku na ulicach dbając o na chociażby ewentualne protesty antyglobalistów. Jak Olsztyn poradzi sobie z tak wielką imprezą - czas pokaże.
|
|
